unicórnio reluzente

Numa reunião, um cliente diz-me que o valor do orçamento para um website é demasiado elevado. «Arranjo quem o faça por 500€!», sem disfarçar o orgulho que sente em tamanha proeza.

«500€? Com jeitinho, arranjo quem o faça de graça, desde que consiga viver com a certeza que, no dia em que surgir o primeiro problema, não terá ninguém do outro lado para o solucionar.»

Moral da história? Bom, bonito e barato é o equivalente empresarial de um unicórnio reluzente. 

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"persona non grata"

Em qualquer empresa, existem pessoas com quem conseguimos estabelecer relações de amizade que ultrapassam a esfera profissional; idealmente, amizade e trabalho não devem sobrepor-se, havendo uma separação clara do que se espera quer num registo, quer no outro. Por outro lado, não temos sempre de ser amigos dos nossos colegas de trabalho mas, no mínimo, deveríamos conseguir estabelecer com eles relações minimamente cordiais, de modo a criar e manter ambientes profissionais saudáveis, baseados na confiança e no respeito mútuo.

No entanto, existem pessoas que adoptam atitudes e comportamentos tão desagradáveis que, simplesmente, tornam difícil a relação com os colegas e, também a progressão e execução de todas as tarefas em que estão envolvidas. Dos muitos exemplos que temos à nossa disposição, destacamos os seguintes:

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dois passos atrás: pergunte antes de começar

Por mais óbvio que seja, toda e qualquer tarefa está sempre dependente da data em que é iniciada e de quando se pretende que seja concluída. No entanto, na generalidade dos casos, preocupamo-nos mais com a finalização e menos com o início. Saber quando uma tarefa deve ser iniciada é importante pois permite perceber o panorama geral do projecto em que se integra.
Definir a data de início de uma tarefa, e comunicá-la a quem a vai desempenhar, ajuda ainda a que haja uma melhor percepção da sua duração efectiva e, por outro lado, torna-se mais fácil coordená-la com outras tarefas que estejam ou tenham de decorrer em simultâneo. Do ponto de vista estratégico, e com o auxílio da análise de projectos anteriores (em que o tempo gasto tenha sido superior ou inferior ao estimado), permite-nos, ainda na fase de planeamento, fazer escolhas que nos possibilitam optimizar o processo, maximizando a sua eficácia e rentabilidade - por exemplo, definir a alocação, em projectos mais exigentes, de colaboradores que sabemos terem maior à vontade na execução de tarefas que decorram em simultâneo, ou ainda definir prazos mais alargados quando estamos a lidar com clientes que, à partida, têm tendência para induzir atrasos no processo.
Para uma tarefa ser terminada tem de ser iniciada, portanto aqui fica a sugestão: se é o gestor de projecto comunique sempre a data de início, fim e duração estimada de uma tarefa, se é a pessoa que a vai executar e não lhe dão estes dados, pergunte.

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cultura empresarial: o que é e como se constrói

A cultura empresarial pode ser definida como o resultado de uma mistura equilibrada de psicologia organizacional, atitudes, acções e crenças que, quando combinadas, definem não só o ambiente geral de uma empresa, como também a sua capacidade (teórica) de atingir os objectivos propostos. 
A cultura de uma empresa não pode ser comprada ou fabricada. Tem de ser criada, e mantida, por todos os elementos da organização, exigindo tempo, dedicação e esforço; o retorno deste investimento raramente é imediato mas, regra geral, dá à empresa acesso a uma série de benefícios:

• Foco: permite alinhar toda a empresa na concretização da sua visão, missão e objectivos.
• Motivação: aumenta a motivação e lealdade dos colaboradores.
• Ligação: cria coesão nas equipas, em todos os departamentos da empresa.
• Consistência: melhora a coordenação e controlo em todos os sectores da empresa.
• Espírito: modela o comportamento dos colaboradores, tornando a empresa mais eficiente e um local mais agradável para trabalhar.

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5 passos para definir a prioridade de um projecto

O grande objectivo da gestão de projecto consiste em automatizar e maximizar a eficácia, e eficiência, dos processos de trabalho, resultando num aumento da produtividade, qualidade do produto/serviço e, em última análise, dos lucros de uma empresa. Na maioria dos casos, os projectos em curso decorrem em simultâneo, cabendo ao gestor de projecto definir qual o grau de prioridade a atribuir a cada um, tal que alocação de recursos e a definição de tarefas não prejudique o resultado final esperado para cada projecto.

Definir o grau de prioridade de um projecto implica conhecer não só o seu histórico mas também todas as condicionantes que afectam o seu desenvolvimento, resultados esperados, recursos disponíveis e tempo necessário à sua conclusão. Para tal, podemos usar o seguinte procedimento:

1. Listar todos os projectos. Parece óbvio mas é surpreendente a quantidade de empresas que desenvolvem projectos, sem terem a noção do panorama global em que estes se inserem. É importante que a lista seja exaustiva, devendo incluir os projectos em curso, os que estão parados e, preferencialmente, os que se prevêem iniciar num futuro próximo. É, ainda, conveniente associar a cada projecto os recursos associados, estimativa de tempo disponível para a sua conclusão e a percentagem do orçamento inicial que já foi utilizada (ou orçamento previsto, no caso de projectos novos ou que estejam para ser iniciados brevemente).

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5 coisas que um sistema de gestão não faz por si

Todos os sistemas de gestão pessoal e produtividade nascem da necessidade de melhoria e da ambição de atingirmos o nosso potencial máximo. No entanto, existem algumas coisas que não podem ser melhoradas ou modificadas por eles:

1. Auto-disciplina: existe uma diferença entre ser organizado e disciplinado. Podemos ter o melhor sistema de gestão pessoal mas isso não faz qualquer diferença no momento em que temos de escolher fazer o que o sistema nos indica ou ter em conta todas as opções que pedem a nossa atenção num dado momento.


2. Desordem de Défice de Atenção: uma doença dos tempos modernos, em qualquer sistema de gestão manifesta-se pela impossibilidade de realizar uma tarefa no tempo disponibilizado e, normalmente, a sua execução arrasta-se porque houve a interferência de distracções.

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quem não gosta de estatísticas?

Retemos:

• 1o% do que lemos.
• 20% do que ouvimos.
• 30% do que vemos.
• 50% do que vemos e ouvimos.
• 70% do que discutimos/falamos com os outros.

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importância, urgência e prioridade

Leia em voz alta as seguintes definições:

Importância: uma actividade é importante quando o seu resultado contribui para a realização dos nossos objectivos.

Urgência: uma actividade urgente requer atenção imediata, normalmente está associada aos objectivos de outra pessoa e encontra-se condicionada em termos de tempo para execução e finalização.

Prioridade: podemos estabelecer a prioridade de uma actividade combinando a sua importância e grau de urgência, e avaliando o seu impacto na realização dos objectivos propostos, de modo a que tudo o que seja importante se torne prioritário, mesmo que não seja urgente.

Recite-as como se fossem um mantra, acolha-as como se fossem oxigénio, partilhe-as com todos os que o/a rodeiam. Saiba que compreender o conceito de importância, urgência e prioridade é o primeiro passo para se tornar dono/a e senhor/a da sua lista de tarefas.

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apoio ao cliente

Quando uma empresa disponibiliza os seus contactos, espera-se que esteja disponível para dar resposta às necessidades dos clientes, actuais ou potenciais. Espera-se que atenda o telefone, durante o horário de funcionamento, e que responda aos emails enviados, no prazo de um ou dois dias (ou em menos tempo, dependendo da urgência do assunto a tratar). Várias vezes tenho ouvido “se tivesse ligado tinha sido mais rápido”. Compreendo. Em determinadas situações, prefiro a chamada, noutras enviar um email, quando me convém manter o registo da conversação.

Preferências à parte, se o seu cliente se queixa que demora muito tempo a devolver uma chamada ou responder a um email, avalie cuidadosamente os meios de contacto que disponibiliza e se está a tirar partido deles para construir uma relação duradoura, ou se apenas estão a servir para evidenciar falta de capacidade da sua parte. Ofereça apenas aquilo que sabe fazer bem.

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rede de segurança

Tempo, dinheiro e pessoas. Três variáveis sem as quais um negócio não pode prosperar. De todas elas, a variável pessoas continua a ser a mais importante e, em muitos casos, a mais negligenciada. São as pessoas que compram e vendem coisas e, no final, tudo se resume a cuidar da confiança que os clientes têm em nós, respeitar colaboradores, clientes e fornecedores e, ainda, fomentar parcerias vantajosas que permitam a uma empresa crescer mais do que alguma vez esperaria, caso o fizesse sem esse apoio.

Não espere pelos tempos difíceis para criar relações duradouras com as pessoas pois, quando mais precisar, elas poderão não estar lá. 

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10 coisas que o bom gestor deve saber

1. Nunca parar de aprender como ser melhor gestor e pessoa.
2. Se pode ser delegado deve ser delegado, mesmo que demore mais tempo.
3. Arriscar, e levar a equipa a fazer o mesmo.
4. Perguntar em vez de mandar, quando quer algo feito.
5. Ser grato pelas pequenas coisas…e também pelas grandes coisas.
6. Marcar o mínimo de reuniões, para ter o máximo de tempo disponível para fazer o trabalho que realmente interessa.
7. Utilizar a palavra ‘surpresa’ apenas para as festas de aniversário.
8. Focar nos pontos fortes e não nas fraquezas.
9. Admitir os seus erros. Porque vai errar muitas vezes.
10. Ter sempre presente que o todo é mais importante. A equipa é mais importante que o eu.

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gestão inteligente

A inteligência não é sinónimo de talento; é uma forma de compreender até que ponto as pessoas talentosas (definidas como «pessoas com potencial para criarem um valor desproporcional a partir dos recursos disponibilizados por uma organização») operam no contexto empresarial. Os «inteligentes» são pessoas talentosas que exigem um contexto organizacional para prosperarem e criarem valor. Isto faz com que os inteligentes sejam diferentes dos talentosos que conseguem criar valor sozinhos, como os artistas ou músicos a solo. 

// in Executive Digest, Fevereiro 2011, pp. 56-57

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8 dicas para que o seu currículo salte à vista

Um currículo devidamente estruturado é uma mais-valia para se conseguir uma boa primeira impressão e ser chamado para uma entrevista - assumindo que, obviamente, o mesmo é visto por quem o recebe. Na generalidade das pequenas e médias empresas, a pessoa que recebe os currículos não se dedica em exclusivo ao recrutamento e selecção, tendo de arranjar blocos de tempo na sua agenda para analisar, e arquivar, as candidaturas recebidas; é, portanto, fundamental que o candidato compreenda que a receptividade de quem irá receber o seu currículo aumenta quando a informação é apresentada de forma apelativa e resumida, evidenciando os pontos fortes da sua experiência, e de que modo são relevantes para a função a que se candidata.

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