Organizar a quanto obrigas

Citando as palavras alheias (da menina que escreve aqui), no meu epitáfio ler-se-á: “Filipe Bernardes, sempre a organizar-se”. A organização é, para mim, uma necessidade tão fundamental como respirar ou acompanhar um café com um pastel de nata (em minha defesa, o meu cérebro gasta muita energia a pensar e eu não quero deixar o pobrezinho subnutrido), e a falta dela (em particular, a minha) deixa-me tão ansioso e irritado como duas horas parado no trânsito ou ter o comando da televisão longe num sábado à noite (explicação: vi o primeiro Sabadabadão mas sobrevivi, por pouco).

Nos últimos meses, a falta de tempo (uma desculpa quase tão antiga como a prostituição), ganhou forma e feitio na minha rotina diária. Demasiados pratos para equilibrar em apenas duas mãos? Preguiça? Demasiada trash tv? Demasiado trabalho? Pegando o touro pelos cornos e armado com papel e caneta, “bastou” (as aspas servem para sublinhar o carácter irónico da palavra escolhida) começar a pensar na quantidade de pequenas (grandes) coisas que tenho para fazer (ou, melhor dizendo, que tenho protelado) para perceber que:

1. O dia ter 24 horas é demasiado 1999 e alguém devia pensar, seriamente, em lançar uma petição à escala global para lhe encaixar mais umas horitas, e assim dormíamos todos (cada um com os seus ácaros) a dose recomendada diariamente.
2. Preciso de subcontratar uma trupe de anões viciados em ritalina para me despacharem umas três dúzias de tarefas pendentes (incluindo actualizar o blog, que tem estado a ganhar pó já há uns meses).
3. Tenho de parar, respirar, repensar prioridades e perceber quando e como aproveitar melhor os pequenos blocos de tempo disponíveis ao longo do dia, conciliando um trabalho exigente com um pós-trabalho que nem sempre tem a atenção e a dedicação merecida. 

O primeiro passo foi dado ontem (a recolha do quê), o segundo hoje (o primeiro post em muitos meses) e, de repente, vislumbro ao longe, não diria bem uma luz mas, talvez, uma nova direcção para melhorar ou, pelo menos, reavaliar o tempo que tenho disponível e se é humanamente possível cumprir com as minhas expectativas, que, reconheço, se tornaram demasiado elevadas.

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10 dicas para controlar a sua lista de tarefas

A lista de tarefas é, possivelmente, o sistema de gestão pessoal mais utilizado, possivelmente pela mecânica simples que orienta todo o processo:

• Criar uma lista onde constam todas as tarefas que temos de desempenhar.
• Ordenar as tarefas de acordo com a sua prioridade, equilibrando urgência e importância. 
• Adicionar novos itens à medida que surgem, devidamente classificados/ordenados segundo o critério adoptado de prioridade ou urgência. 
• Definir as acções necessárias à execução e conclusão das tarefas.

As vantagens de uma lista de tarefas são claras: tudo o que temos para fazer está devidamente classificado segundo o seu grau de prioridade, permite-nos saber exactamente o que devemos fazer em seguida e definir com clareza a urgência e importância de uma determinada tarefa. Para além disto, ajuda-nos a controlar os níveis de stress e ansiedade, ao sabermos que temos um sistema de apoio que nos permite controlar tudo o que temos de fazer, e que nos ajuda a avaliar a nossa disponibilidade real, evitando uma sobrecarga de tarefas que nunca conseguiríamos concluir. 

Publicadas ao longo das últimas semanas, aqui ficam as 10 dicas do business loft para controlar a lista de tarefas, melhorar a produtividade e, esperamos, diminuir os níveis de stress e ansiedade pela certeza de um dia-a-dia mais organizado.

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controle a lista de tarefas antes que ela o controle a si. dica #10/10

Seja flexível.

Idealmente, deveríamos conseguir concluir as tarefas pela ordem em que as registamos. À medida que um dia decorre, é muito normal termos de abdicar desse plano inicial e incluir na lista uma série de outras tarefas que não estavam inicialmente previstas. Ser flexível relativamente à nossa lista de tarefas ajuda-nos a manter uma boa capacidade de resposta e, com o tempo, melhorar a percepção que temos relativamente aos itens que ainda estão por concluir. No entanto, devemos ter cuidado para não estarmos sempre a ignorar as tarefas previstas em detrimentos da novas que vão surgindo e, quando necessário, forçar a sua conclusão pois, de outro modo, nunca conseguiremos reduzir o tamanho da nossa lista. Uma dica útil é, antes de cada item, colocar a data da sua inclusão na lista, de modo a conseguirmos controlar há quanto tempo espera para ser concluído.

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controle a lista de tarefas antes que ela o controle a si. dica #09/10

Saiba quando. 

Escrever “comprar um quilo de batatas” tem um efeito completamente diferente de escrever “comprar um quilo de batatas - hoje”. No primeiro caso, estamos perante algo que teremos de fazer e, no segundo, temos uma acção associada a uma data de conslusão. Atribuir uma data concreta para o início e conclusão de uma tarefa ajuda-nos a projectá-la no tempo, assim como definir a sua urgência e importância. Para além disto, permite melhorar a gestão da nossa agenda diária/semanal/mensal, uma vez que passamos a ter a noção do que é necessário concluir em determinado dia. Tarefas delegadas devem ser sempre acompanhadas de data de início e data de conclusão, e o impacto das mesmas, relativamente ao que já está em curso, deve ser sempre avaliado e tido em consideração.

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controle a lista de tarefas antes que ela o controle a si. dica #08/10

Prioridade, urgência e importância.
Defina a prioridade em função da necessidade. Defina como itens urgentes os que têm datas de conclusão mais próximas. Adicione itens à lista se forem importantes, retire para uma lista separada todos os que não o sejam. Conte sempre com as urgências alheias, uma vez que estas implicam, geralmente, uma mudança nas suas prioridades. 

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controle a lista de tarefas antes que ela o controle a si. dica #07/10

Menos é mais.
Seja minimalista quando definir as tarefas que pretende concluir. Idealmente, um item deverá ser possível de concluir dentro do bloco de tempo que disponibilizamos para esse efeito. Tarefas complexas devem ser dividas em pequenos segmentos de tempo que possam ser concluídos consoante a disponibilidade.

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controle a lista de tarefas antes que ela o controle a si. dica #06/10

Mantenha as ideias separadas das tarefas.

Crie, e mantenha, um sistema de apoio - um caderno, o telefone, o computador ou um bloco de post-its colado no monitor - para registar e manter as ideias, evitando que interfiram com a execução das tarefas definidas.

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controle a lista de tarefas antes que ela o controle a si. dica #05/10

Seja selectivo.

Tal como a necessidade de fazer, saber seleccionar o que temos de fazer é crucial para gerirmos o nosso tempo com eficácia. Uma boa lista de tarefas não só terá as tarefas necessárias mas também aquelas que temos tempo para executar e concluir. Ter isto em conta ajuda-nos a reduzir o número de tarefas a desempenhar diariamente e, também, a libertar blocos de tempo que poderemos utilizar para lidar com interrupções ou imprevistos.

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controle a lista de tarefas antes que ela o controle a si. dica #04/10

Actualize diariamente, reveja semanalmente. 

É preferível manter uma lista um pouco mais longa, actualizada diariamente, do que estar constantemente a reescrevê-la. Na questão da actualização, os sistemas digitais apresentam vantagens inegáveis, especialmente quando pretendemos reorganizar um conjunto de itens relativamente grande. Idealmente, devemos perder algum tempo no final de cada semana a analisar o progresso da semana anterior, revendo todos os itens da lista, tanto ao nível da prioridade como dos prazos de conclusão. Esta revisão é também muito útil na avaliação de objectivos de curto e médio prazo, sempre que haja uma relação directa entre estes e as tarefas em curso.

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controle a lista de tarefas antes que ela o controle a si. dica #03/10

Escolha o método que melhor se adapte ao seu estilo de vida, e que lhe permita actualizar a lista mais rapidamente. 

Qualquer que seja o meio (papel ou digital), escolha uma alternativa para criar e manter a(s) sua(s) lista(s) que o faça sentir confortável, que esteja sempre consigo e que considere fácil de actualizar. Quanto mais simples, melhor.

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controle a lista de tarefas antes que ela o controle a si. dica #02/10

Crie listas em função do contexto. 

Esta ideia, presente no GTD (Getting Things Done, método de organização pessoal criado por David Allen) é, para mim, fundamental quando queremos controlar a nossa lista de tarefas. Com base na necessidade de fazer e na importância de cada item, podemos criar novas listas em que estejam presentes alguns itens menos prioritários mas que, por qualquer razão, queiramos manter. Outra forma de utilizar a noção de contexto, é separar os itens da lista segundo os locais onde decorrem as acções necessárias à conclusão das tarefas - por exemplo, ter uma lista dedicada às tarefas profissionais e outra às tarefas domésticas, coisas que temos de fazer quando vamos a um determinado sítio, tarefas dependentes de um computador, chamadas a efectuar, etc.

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controle a lista de tarefas antes que ela o controle a si. dica #01/10

Mais importante que a prioridade é a necessidade. 

Escreva esta regra num papel, no seu telefone ou na porta do frigorífico. Registe tudo o que tem para fazer e avalie a lista que acabou de criar. Verifique, um a um, se todos os itens têm uma acção associada, avalie a sua prioridade e, muito importante, assegure-se que estão ali por haver efectivamente a necessidade de serem concluídos. Se concluir que há itens cuja importância é tão baixa que os poderá concluir hoje ou daqui a dez anos, retire-os ou, caso os queira manter, retire-os para uma lista chamada “coisas a fazer um dia” ou algo do género. Não faz sentido criar uma lista gigantesca que apenas o irá assustar sempre que olhar para ela. 

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dois passos atrás: pergunte antes de começar

Por mais óbvio que seja, toda e qualquer tarefa está sempre dependente da data em que é iniciada e de quando se pretende que seja concluída. No entanto, na generalidade dos casos, preocupamo-nos mais com a finalização e menos com o início. Saber quando uma tarefa deve ser iniciada é importante pois permite perceber o panorama geral do projecto em que se integra.
Definir a data de início de uma tarefa, e comunicá-la a quem a vai desempenhar, ajuda ainda a que haja uma melhor percepção da sua duração efectiva e, por outro lado, torna-se mais fácil coordená-la com outras tarefas que estejam ou tenham de decorrer em simultâneo. Do ponto de vista estratégico, e com o auxílio da análise de projectos anteriores (em que o tempo gasto tenha sido superior ou inferior ao estimado), permite-nos, ainda na fase de planeamento, fazer escolhas que nos possibilitam optimizar o processo, maximizando a sua eficácia e rentabilidade - por exemplo, definir a alocação, em projectos mais exigentes, de colaboradores que sabemos terem maior à vontade na execução de tarefas que decorram em simultâneo, ou ainda definir prazos mais alargados quando estamos a lidar com clientes que, à partida, têm tendência para induzir atrasos no processo.
Para uma tarefa ser terminada tem de ser iniciada, portanto aqui fica a sugestão: se é o gestor de projecto comunique sempre a data de início, fim e duração estimada de uma tarefa, se é a pessoa que a vai executar e não lhe dão estes dados, pergunte.

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5 passos para definir a prioridade de um projecto

O grande objectivo da gestão de projecto consiste em automatizar e maximizar a eficácia, e eficiência, dos processos de trabalho, resultando num aumento da produtividade, qualidade do produto/serviço e, em última análise, dos lucros de uma empresa. Na maioria dos casos, os projectos em curso decorrem em simultâneo, cabendo ao gestor de projecto definir qual o grau de prioridade a atribuir a cada um, tal que alocação de recursos e a definição de tarefas não prejudique o resultado final esperado para cada projecto.

Definir o grau de prioridade de um projecto implica conhecer não só o seu histórico mas também todas as condicionantes que afectam o seu desenvolvimento, resultados esperados, recursos disponíveis e tempo necessário à sua conclusão. Para tal, podemos usar o seguinte procedimento:

1. Listar todos os projectos. Parece óbvio mas é surpreendente a quantidade de empresas que desenvolvem projectos, sem terem a noção do panorama global em que estes se inserem. É importante que a lista seja exaustiva, devendo incluir os projectos em curso, os que estão parados e, preferencialmente, os que se prevêem iniciar num futuro próximo. É, ainda, conveniente associar a cada projecto os recursos associados, estimativa de tempo disponível para a sua conclusão e a percentagem do orçamento inicial que já foi utilizada (ou orçamento previsto, no caso de projectos novos ou que estejam para ser iniciados brevemente).

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5 coisas que um sistema de gestão não faz por si

Todos os sistemas de gestão pessoal e produtividade nascem da necessidade de melhoria e da ambição de atingirmos o nosso potencial máximo. No entanto, existem algumas coisas que não podem ser melhoradas ou modificadas por eles:

1. Auto-disciplina: existe uma diferença entre ser organizado e disciplinado. Podemos ter o melhor sistema de gestão pessoal mas isso não faz qualquer diferença no momento em que temos de escolher fazer o que o sistema nos indica ou ter em conta todas as opções que pedem a nossa atenção num dado momento.


2. Desordem de Défice de Atenção: uma doença dos tempos modernos, em qualquer sistema de gestão manifesta-se pela impossibilidade de realizar uma tarefa no tempo disponibilizado e, normalmente, a sua execução arrasta-se porque houve a interferência de distracções.

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importância, urgência e prioridade

Leia em voz alta as seguintes definições:

Importância: uma actividade é importante quando o seu resultado contribui para a realização dos nossos objectivos.

Urgência: uma actividade urgente requer atenção imediata, normalmente está associada aos objectivos de outra pessoa e encontra-se condicionada em termos de tempo para execução e finalização.

Prioridade: podemos estabelecer a prioridade de uma actividade combinando a sua importância e grau de urgência, e avaliando o seu impacto na realização dos objectivos propostos, de modo a que tudo o que seja importante se torne prioritário, mesmo que não seja urgente.

Recite-as como se fossem um mantra, acolha-as como se fossem oxigénio, partilhe-as com todos os que o/a rodeiam. Saiba que compreender o conceito de importância, urgência e prioridade é o primeiro passo para se tornar dono/a e senhor/a da sua lista de tarefas.

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