A lista de tarefas é, possivelmente, o sistema de gestão pessoal mais utilizado, possivelmente pela mecânica simples que orienta todo o processo:
- Criar uma lista onde constam todas as tarefas que temos de desempenhar.
- Ordenar as tarefas de acordo com a sua prioridade, equilibrando urgência e importância.
- Adicionar novos itens à medida que surgem, devidamente classificados/ordenados segundo o critério adoptado de prioridade ou urgência.
- Definir as acções necessárias à execução e conclusão das tarefas.
As vantagens de uma lista de tarefas são claras: tudo o que temos para fazer está devidamente classificado segundo o seu grau de prioridade, permite-nos saber exactamente o que devemos fazer em seguida e definir com clareza a urgência e importância de uma determinada tarefa. Para além disto, ajuda-nos a controlar os níveis de stress e ansiedade, ao sabermos que temos um sistema de apoio que nos permite controlar tudo o que temos de fazer, e que nos ajuda a avaliar a nossa disponibilidade real, evitando uma sobrecarga de tarefas que nunca conseguiríamos concluir.
Publicadas ao longo das últimas semanas, aqui ficam as 10 dicas do business loft para controlar a lista de tarefas, melhorar a produtividade e, esperamos, diminuir os níveis de stress e ansiedade pela certeza de um dia-a-dia mais organizado.
#01: Mais importante que a prioridade é a necessidade. Escreva esta regra num papel, no seu telefone ou na porta do frigorífico. Registe tudo o que tem para fazer e avalie a lista que acabou de criar. Verifique, um a um, se todos os itens têm uma acção associada, avalie a sua prioridade e, muito importante, assegure-se que estão ali por haver efectivamente a necessidade de serem concluídos. Se concluir que há itens cuja importância é tão baixa que os poderá concluir hoje ou daqui a dez anos, retire-os ou, caso os queira manter, retire-os para uma lista chamada “coisas a fazer um dia” ou algo do género. Não faz sentido criar uma lista gigantesca que apenas o irá assustar sempre que olhar para ela.
#02: Crie listas em função do contexto. Esta ideia, presente no GTD (Getting Things Done, método de organização pessoal criado por David Allen) é, para mim, fundamental quando queremos controlar a nossa lista de tarefas. Com base na necessidade de fazer e na importância de cada item, podemos criar novas listas em que estejam presentes alguns itens menos prioritários mas que, por qualquer razão, queiramos manter. Outra forma de utilizar a noção de contexto, é separar os itens da lista segundo os locais onde decorrem as acções necessárias à conclusão das tarefas - por exemplo, ter uma lista dedicada às tarefas profissionais e outra às tarefas domésticas, coisas que temos de fazer quando vamos a um determinado sítio, tarefas dependentes de um computador, chamadas a efectuar, etc.
#03: Escolha o método que melhor se adapte ao seu estilo de vida, e que lhe permita actualizar a lista mais rapidamente. Qualquer que seja o meio (papel ou digital), escolha uma alternativa para criar e manter a(s) sua(s) lista(s) que o faça sentir confortável, que esteja sempre consigo e que considere fácil de actualizar. Quanto mais simples, melhor.
#04: Actualize diariamente, reveja semanalmente. É preferível manter uma lista um pouco mais longa, actualizada diariamente, do que estar constantemente a reescrevê-la. Na questão da actualização, os sistemas digitais apresentam vantagens inegáveis, especialmente quando pretendemos reorganizar um conjunto de itens relativamente grande. Idealmente, devemos perder algum tempo no final de cada semana a analisar o progresso da semana anterior, revendo todos os itens da lista, tanto ao nível da prioridade como dos prazos de conclusão. Esta revisão é também muito útil na avaliação de objectivos de curto e médio prazo, sempre que haja uma relação directa entre estes e as tarefas em curso.
#05: Seja selectivo. Tal como a necessidade de fazer, saber seleccionar o que temos de fazer é crucial para gerirmos o nosso tempo com eficácia. Uma boa lista de tarefas não só terá as tarefas necessárias mas também aquelas que temos tempo para executar e concluir. Ter isto em conta ajuda-nos a reduzir o número de tarefas a desempenhar diariamente e, também, a libertar blocos de tempo que poderemos utilizar para lidar com interrupções ou imprevistos.
#06: Mantenha as ideias separadas das tarefas. Crie, e mantenha, um sistema de apoio - um caderno, o telefone, o computador ou um bloco de post-its colado no monitor - para registar e manter as ideias, evitando que interfiram com a execução das tarefas definidas.
#07: Menos é mais. Seja minimalista quando definir as tarefas que pretende concluir. Idealmente, um item deverá ser possível de concluir dentro do bloco de tempo que disponibilizamos para esse efeito. Tarefas complexas devem ser dividas em pequenos segmentos de tempo que possam ser concluídos consoante a disponibilidade.
#08: Prioridade, urgência e importância. Defina a prioridade em função da necessidade. Defina como itens urgentes os que têm datas de conclusão mais próximas. Adicione itens à lista se forem importantes, retire para uma lista separada todos os que não o sejam. Conte sempre com as urgências alheias, uma vez que estas implicam, geralmente, uma mudança nas suas prioridades.
#09: Saiba quando. Escrever “comprar um quilo de batatas” tem um efeito completamente diferente de escrever “comprar um quilo de batatas - hoje”. No primeiro caso, estamos perante algo que teremos de fazer e, no segundo, temos uma acção associada a uma data de conslusão. Atribuir uma data concreta para o início e conclusão de uma tarefa ajuda-nos a projectá-la no tempo, assim como definir a sua urgência e importância. Para além disto, permite melhorar a gestão da nossa agenda diária/semanal/mensal, uma vez que passamos a ter a noção do que é necessário concluir em determinado dia. Tarefas delegadas devem ser sempre acompanhadas de data de início e data de conclusão, e o impacto das mesmas, relativamente ao que já está em curso, deve ser sempre avaliado e tido em consideração.
#10: Seja flexível. Idealmente, deveríamos conseguir concluir as tarefas pela ordem em que as registamos. À medida que um dia decorre, é muito normal termos de abdicar desse plano inicial e incluir na lista uma série de outras tarefas que não estavam inicialmente previstas. Ser flexível relativamente à nossa lista de tarefas ajuda-nos a manter uma boa capacidade de resposta e, com o tempo, melhorar a percepção que temos relativamente aos itens que ainda estão por concluir. No entanto, devemos ter cuidado para não estarmos sempre a ignorar as tarefas previstas em detrimentos da novas que vão surgindo e, quando necessário, forçar a sua conclusão pois, de outro modo, nunca conseguiremos reduzir o tamanho da nossa lista. Uma dica útil é, antes de cada item, colocar a data da sua inclusão na lista, de modo a conseguirmos controlar há quanto tempo espera para ser concluído.
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Criar e gerir uma lista de tarefas não é um processo complexo, se soubermos analisar a importância real das tarefas que surgem, e manter uma perspectiva realista relativamente ao tempo que temos disponível e às nossas próprias capacidades. Tenha presente que, na maioria dos casos, é normal conseguirmos concluir cerca de um terço dos itens presentes na lista de tarefas, ao longo do dia, e que a inclusão de novas tarefas faz com que a lista nunca pare de crescer. Outro ponto muito importante, ignorado pela maioria das pessoas, é a necessidade de associar prazos e acções às tarefas, tornando a lista de tarefas uma ferramenta dinâmica e não apenas um enorme descritivo de tarefas pendentes.
{Dúvidas? Sugestões? Fiquem à vontade para se fazerem ouvir nos comentários!}
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