um pequeno espaço cheio de grandes ideias
Um gestor de projecto eficaz:
Por mais óbvio que seja, toda e qualquer tarefa está sempre dependente da data em que é iniciada e de quando se pretende que seja concluída. No entanto, na generalidade dos casos, preocupamo-nos mais com a finalização e menos com o início. Saber quando uma tarefa deve ser iniciada é importante pois permite perceber o panorama geral do projecto em que se integra.
Definir a data de início de uma tarefa, e comunicá-la a quem a vai desempenhar, ajuda ainda a que haja uma melhor percepção da sua duração efectiva e, por outro lado, torna-se mais fácil coordená-la com outras tarefas que estejam ou tenham de decorrer em simultâneo. Do ponto de vista estratégico, e com o auxílio da análise de projectos anteriores (em que o tempo gasto tenha sido superior ou inferior ao estimado), permite-nos, ainda na fase de planeamento, fazer escolhas que nos possibilitam optimizar o processo, maximizando a sua eficácia e rentabilidade - por exemplo, definir a alocação, em projectos mais exigentes, de colaboradores que sabemos terem maior à vontade na execução de tarefas que decorram em simultâneo, ou ainda definir prazos mais alargados quando estamos a lidar com clientes que, à partida, têm tendência para induzir atrasos no processo.
Para uma tarefa ser terminada tem de ser iniciada, portanto aqui fica a sugestão: se é o gestor de projecto comunique sempre a data de início, fim e duração estimada de uma tarefa, se é a pessoa que a vai executar e não lhe dão estes dados, pergunte.
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Exemplo de um projecto falhado: lançar um produto no mercado, falhar o prazo e deixar que a concorrência lance o mesmo produto primeiro e ganhe uma quota de mercado significativa. Os projectos falhados abundam em contraste com a quantidade de pessoas que realmente aprende com os seus erros. Porque há segunda, terceira ou enésima vez, só falha quem não quis aprender com os erros.
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Um gestor de projecto não é um babysitter. A sua função não é inventar novas actividades para distrair os membros da equipa envolvida no projecto.
Um gestor de projecto administra um processo e todos as variáveis que o compõem: o quê, porquê, quem, para quem, como. Deve planear, gerir, controlar, avaliar. Deve saber quanto tempo é que demora a fazer, porque é que não foi feito e aprender com os erros do passado. Mas, infelizmente, muitas vezes tem de gerir processos que lhe foram passados por gestores preguiçosos, que apenas imaginam os desfechos brilhantes, não sabendo como chegar até eles.
Volto a repetir, um gestor de projecto não é um babysitter. Os membros da equipa não são bebés de colo ou crianças desdentadas. E, muito importante, as empresas não são creches.
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O grande objectivo da gestão de projecto consiste em automatizar e maximizar a eficácia, e eficiência, dos processos de trabalho, resultando num aumento da produtividade, qualidade do produto/serviço e, em última análise, dos lucros de uma empresa. Na maioria dos casos, os projectos em curso decorrem em simultâneo, cabendo ao gestor de projecto definir qual o grau de prioridade a atribuir a cada um, tal que alocação de recursos e a definição de tarefas não prejudique o resultado final esperado para cada projecto.
Definir o grau de prioridade de um projecto implica conhecer não só o seu histórico mas também todas as condicionantes que afectam o seu desenvolvimento, resultados esperados, recursos disponíveis e tempo necessário à sua conclusão. Para tal, podemos usar o seguinte procedimento:
Uma das maiores responsabilidades de um gestor de projecto é assegurar não só a conclusão, mas também o sucesso do próprio projecto, que pode ser contabilizado quantitativa (ganhos) ou qualitativamente, pelo grau de satisfação quer do cliente, quer da equipa envolvida no seu desenvolvimento. Tal como duas gotas de água, não há dois projectos iguais mas, regra geral, o fracasso de um projecto está relacionado com:
Não sei se haverá melhor definição que esta. Mas, se quisermos ser mais exactos, um projecto pode ser definido como um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo, executado por pessoas e desenvolvido por etapas. Exige que haja, pelo menos, um responsável pelo planeamento, monitorização e controlo de todas as operações que definem o fluxo de trabalho que leva ao resultado pretendido; um projecto está intimamente ligado ao conceito de operações, diferindo destas pela ausência de continuidade e repetição. Uma empresa pode ganhar dinheiro a partir dos projectos que desenvolve ou decidir que a metodologia adoptada na gestão de projecto é adequada para optimizar a forma como é administrada.
É ao gestor de projecto que devem ser atribuídas as funções de planear, monitorizar e controlar os processos, e recursos, de que depende um projecto. Pode liderar directamente uma equipa ou atribuir a outro/a essa função (team leader) mas, em qualquer dos casos, é a ele que se atribui a responsabilidade de assegurar que os objectivos, prazos e orçamentos são cumpridos, e que o resultado final do projecto está de acordo com as expectativas criadas.
Numa escala menor, tudo o que fazemos pode ser encarado como um projecto, dependente de tempo e recursos e que, num momento mais ou menos definido, será concluído e dará origem a um resultado.
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