O grande objectivo da gestão de projecto consiste em automatizar e maximizar a eficácia, e eficiência, dos processos de trabalho, resultando num aumento da produtividade, qualidade do produto/serviço e, em última análise, dos lucros de uma empresa. Na maioria dos casos, os projectos em curso decorrem em simultâneo, cabendo ao gestor de projecto definir qual o grau de prioridade a atribuir a cada um, tal que alocação de recursos e a definição de tarefas não prejudique o resultado final esperado para cada projecto.
Definir o grau de prioridade de um projecto implica conhecer não só o seu histórico mas também todas as condicionantes que afectam o seu desenvolvimento, resultados esperados, recursos disponíveis e tempo necessário à sua conclusão. Para tal, podemos usar o seguinte procedimento:
- Listar todos os projectos. Parece óbvio mas é surpreendente a quantidade de empresas que desenvolvem projectos, sem terem a noção do panorama global em que estes se inserem. É importante que a lista seja exaustiva, devendo incluir os projectos em curso, os que estão parados e, preferencialmente, os que se prevêem iniciar num futuro próximo. É, ainda, conveniente associar a cada projecto os recursos associados, estimativa de tempo disponível para a sua conclusão e a percentagem do orçamento inicial que já foi utilizada (ou orçamento previsto, no caso de projectos novos ou que estejam para ser iniciados brevemente).
- Ordenar a lista segundo um grau de prioridade. O critério a utilizar é variável, devendo ser analisado caso a caso: data de conclusão, importância financeira, tempo restante até ao final do projecto, recursos disponíveis, peso no desenvolvimento estratégico da empresa, etc.
- Disponibilidade de recursos. Verificar se existem recursos necessários ao desenvolvimento e conclusão de todos os projectos, considerando com especial atenção os que terão de decorrer em simultâneo. Utilizando a lista de projectos ordenados por prioridade, podemos definir os que apresentam maior necessidade de alocação de recursos e quais os que poderão esperar, assim como a eventual necessidade de contratação de recursos externos à empresa (freelancers ou trabalhadores temporários), de modo a libertar os existentes para tarefas de maior importância.
- Revisão periódica. Definir alturas do ano para rever a lista geral de todos os projectos, verificando as mudanças que ocorreram desde a última revisão, quais as mudanças em termos de prioridade ou ainda se existem projectos que deverão ser abandonados (um projecto pode deixar de ser viável, por exemplo, devido a mudanças nas condições do mercado ou quando um cliente desiste da sua conclusão).
- Investir num sistema de gestão de projecto. Caso não exista, deverá ser definido um sistema que permita consultar o estado de todos os projectos, a qualquer altura e por todas as partes envolvidas no seu desenvolvimento. As alternativas disponíveis são inúmeras, podendo passar pela combinação usual de folha de cálculo e calendário, ou pela aquisição de software dedicado que, apesar de constituir uma opção mais robusta, poderá representar um investimento de tempo, dinheiro e recursos demasiado elevado para, por exemplo, empresas de menor dimensão (que encontram maiores benefícios em metodologias mais flexíveis). Qualquer que seja o sistema escolhido, este deve garantir o mínimo de esforço em termos de manutenção e o máximo de facilidade em termos de consulta. Muito importante: a informação disponível deve ser sempre fiável e actual, de modo a evitar uma análise com base em dados que não representem a realidade num determinado momento.
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