Todos os sistemas de gestão pessoal e produtividade nascem da necessidade de melhoria e da ambição de atingirmos o nosso potencial máximo. No entanto, existem algumas coisas que não podem ser melhoradas ou modificadas por eles:
- Auto-disciplina: existe uma diferença entre ser organizado e disciplinado. Podemos ter o melhor sistema de gestão pessoal mas isso não faz qualquer diferença no momento em que temos de escolher fazer o que o sistema nos indica ou ter em conta todas as opções que pedem a nossa atenção num dado momento.
- Desordem de Défice de Atenção: uma doença dos tempos modernos, em qualquer sistema de gestão manifesta-se pela impossibilidade de realizar uma tarefa no tempo disponibilizado e, normalmente, a sua execução arrasta-se porque houve a interferência de distracções.
- Vícios: incluem-se aqui todas as actividades que nos dão prazer, drenam o nosso tempo e às quais não conseguimos resistir - como, por exemplo, jogos, redes sociais, navegar na Internet sem um propósito definido, etc.
- Exceder a capacidade produtiva: que, normalmente, se verifica quando trabalhamos em excesso e não temos capacidade de lidar com todas as solicitações que vão surgindo. A única forma de impedir que isto aconteça é restringir e filtrar os inputs que vão dando entrada no sistema: definir prioridades correctamente, aprender a dizer que não, socializar menos e entrar em “dieta” de informação.
- Atribuir prioridades: apenas depende de nós definir correctamente a ordem e prioridade das nossas tarefas, assim como que objectivos pretendemos atingir e quais os sacrifícios a fazer para os concretizar. Definir prioridades é, para muitas pessoas, algo que se torna extremamente complicado, pois não têm uma noção clara da diferença entre urgência e importância.
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