gestão de projecto: documentos essenciais

Dos muitos factores que interferem no sucesso de um projecto, a capacidade de organização é um dos mais fundamentais, já que, se o gestor de projecto não tiver essa qualidade, como poderá esperar organizar os outros e o trabalho que devem desempenhar? Por outro lado, as funções de um gestor de projecto encontram-se além da “simples” gestão de tarefas, uma vez que é (ou deverá ser) responsável pela correcta execução das mesmas, pela concretização dos objectivos propostos (através da gestão equilibrada da equipa que desenvolve o projecto) e, também, pela gestão de toda a informação referente ao projecto. Tendo isto em conta, o gestor deve ter presente quais os documentos essenciais que deve criar, manter e actualizar durante o decorrer do projecto, e que devem ser mantidos para referência futura.

Documentos essenciais no desenvolvimento de um projecto:

a) Project Charter ou Termo de Abertura do projecto (TAP): é o documento que autoriza e concede, ao gestor, a autoridade para utilizar os recursos necessários à execução das tarefas que permitirão iniciar e concluir o projecto.

É importante para que todas as partes envolvidas entendam a finalidade do projecto, pelo que o TAP deve referir: objectivos a atingir, quem o irá desenvolver, cronograma (que deve considerar: tempo total do projecto, tempo disponível para cada tarefa, quem irá desempenhar as tarefas definidas e ainda datas intermédias para avaliação do progresso) e, quando aplicável, suportes/materiais que devem ser entregues (e, preferencialmente, o formato em que serão entregues - por exemplo, se o projecto tiver como finalidade o desenvolvimento de um relatório, deverá constar se é necessário entregar um exemplar físico ou se espera uma entrega em formato digital).

b) Objectivos do projecto. Antes de se iniciar o projecto é necessário conferir:

• Objectivos internos e externos (por exemplo, o valor que se espera facturar aquando da conclusão de um projecto pode ser considerado como um objectivo interno, tal como a entrega de uma brochura para um cliente distribuir numa feira pode ser definido como um objectivo externo).
• Metodologias a seguir, por cada equipa.
• Pontos de início e conclusão de cada processo.
• Recursos disponíveis.
• Limitações esperadas, para cada equipa envolvida no projecto.
• Limitações de tempo.
• Impacto no fluxo de trabalho normal da empresa, caso o projecto venha a ser desenvolvido (esta avaliação será possível apenas quando existe um cronograma global de todos os projectos em curso na empresa).

c) Plano de Gestão do Projecto. Deve incluir:

• Planeamento do Projecto: lista de todas as fases, tarefas e sub-tarefas que devem ser concluídas para finalizar o projecto.
• Plano de Recursos: descrição acerca dos recursos necessários ao projecto, mencionando as pessoas envolvidas, o orçamento, equipamento e outros recursos materiais.
• Plano de Qualidade: onde se encontram definidos os objectivos a atingir em termos de qualidade, devidamente descriminados (quando aplicável) para todos os materiais/suportes que se prevêem entregar.
• Plano de Riscos: os riscos são inevitáveis em qualquer projecto mas, se não estiverem previstos e documentados, serão mais difíceis de gerir. A eficácia da gestão dos riscos depende da correcta previsão do impacto e medidas necessárias para a sua minimização.
• Plano de Comunicação: definido para assegurar que os momentos de comunicação são conhecidos por todos os intervenientes, assim como que meios serão utilizados para esse fim.
• Estado do Projecto: numa base regular, semanal ou mensalmente (e, em projectos de curta duração, diariamente), deve ser elaborado um relatório que descreva os progressos no projecto, a entregar a todas as partes envolvidas no mesmo.

Conhecer e saber utilizar estes documentos essenciais dá ao gestor de projecto a capacidade de ter a informação sempre disponível, actualizada e compilada num suporte de fácil acesso, podendo ser adaptados consoante a natureza dos projectos ou as especificações das diferentes metodologias utilizadas, em cada empresa.

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