Um projecto é uma actividade temporária e finita, desenvolvida para atingir um resultado resultado final, tangível e quantificável. Exige objectividade e implica um compromisso sério com os seus objectivos, prazos, recursos (materiais e humanos) e, fundamentalmente, com o destinatário. O seu desenvolvimento exige, também, que o seu gestor tenha acesso, independentemente da fase, a toda a informação importante, de modo a conseguir lidar com os imprevistos, determinar as expectativas correctas para o tempo de execução das tarefas, prazos intermédios, datas de entregas, resultados finais e ainda a forma de actuação da equipa envolvida no projecto.
O sucesso e eficácia da equipa envolvida num projecto depende não só dos elementos que a compõem mas, em grande parte, das qualidades e competências de quem a lidera: um gestor poderá ser mais orientado para os resultados (quando a maior preocupação é ver o trabalho feito) ou para as pessoas (no caso de haver maior foco nos membros da equipa e na forma como interagem); idealmente, o gestor/líder deverá encontrar um ponto de equilíbrio que lhe permita atingir um balanço adequado entre as tarefas a executar, objectivos a atingir e a optimização do desempenho das pessoas.
A equipa deve conhecer e estar comprometida com o resultado final esperado. Considerando que cada elemento da equipa terá objectivos pessoais, estes, inevitavelmente, terão de ser conciliados com os objectivos do projecto e, também, com os objectivos globais da empresa. Definir o projecto como um conjunto de objectivos é uma boa forma de motivar a equipa e encorajar o sucesso e coesão do grupo, permitindo ao gestor um maior controlo relativo às tarefas em curso, bem como definir objectivos intermédios que ajudem, em cada ponto de situação (efectuado junto da equipa e do cliente), analisar e reajustar o plano de desenvolvimento do projecto sempre que necessário. Por outro lado, permite analisar o desempenho da equipa, em qualquer fase do projecto, verificando possíveis áreas em que é necessário um reforço para colmatar eventuais falhas (como, por exemplo, quando um elemento da equipa pode ajudar outro sem que isso interfira no desempenho das tarefas que lhe foram atribuídas) ou a possibilidade de alocar elementos da equipa a outras tarefas ou projectos que estejam a decorrer em simultâneo (considerando que os objectivos traçados para eles foram cumpridos com o grau de exigência estabelecido).
Qualquer que seja o ponto de desenvolvimento do projecto, o gestor deve assegurar-se que os elementos da equipa têm não só autonomia mas também responsabilidade e poder suficientes para a execução e finalização das tarefas estabelecidas, de modo a que o consigam fazer sem que seja necessária a sua intervenção na resolução de problemas ou conflitos, ou uma supervisão constante.
A gestão eficaz dos resultados esperados e das pessoas envolvidas no projecto é, ainda, dependente das capacidades de comunicação do gestor que além de gerir a equipa e respectivo desempenho, deverá ter o cuidado de manter os clientes (e/ou outros stakeholders) informados acerca do desenvolvimento do projecto, reportando eventuais reajustes (por exemplo, em termos de tempo ou orçamento) ou alertando para a necessidade de envolvimento directo do cliente - quando, por exemplo, é necessária uma aprovação numa fase intermédia ou uma determinada tarefa se encontre dependente de informação ou material a ser facultado pelo cliente.
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