a burocracia dá-me azia!

Gostava de dizer que isto é uma metáfora mas a realidade é que, sempre que sou confrontado com uma postura burocrática, sinto mais ou menos os mesmos sintomas que surgem com uma ressaca: azia, má disposição, dor de cabeça e irritabilidade.

A burocracia é impeditiva e restringe. Impede-nos de mudar a morada num banco com um simples clique (num sistema protegido por códigos e algoritmos de segurança) e obriga-nos a carregar rua abaixo uma montanha de papelada e levar, no colo, três testemunhas idóneas. Bloqueia, de forma imperceptível e automática, o pensamento criativo, aquela sequência de pequenos passos que tornam um problema impossível numa solução viável para o cliente.

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10 dicas para controlar a sua lista de tarefas

A lista de tarefas é, possivelmente, o sistema de gestão pessoal mais utilizado, possivelmente pela mecânica simples que orienta todo o processo:

• Criar uma lista onde constam todas as tarefas que temos de desempenhar.
• Ordenar as tarefas de acordo com a sua prioridade, equilibrando urgência e importância. 
• Adicionar novos itens à medida que surgem, devidamente classificados/ordenados segundo o critério adoptado de prioridade ou urgência. 
• Definir as acções necessárias à execução e conclusão das tarefas.

As vantagens de uma lista de tarefas são claras: tudo o que temos para fazer está devidamente classificado segundo o seu grau de prioridade, permite-nos saber exactamente o que devemos fazer em seguida e definir com clareza a urgência e importância de uma determinada tarefa. Para além disto, ajuda-nos a controlar os níveis de stress e ansiedade, ao sabermos que temos um sistema de apoio que nos permite controlar tudo o que temos de fazer, e que nos ajuda a avaliar a nossa disponibilidade real, evitando uma sobrecarga de tarefas que nunca conseguiríamos concluir. 

Publicadas ao longo das últimas semanas, aqui ficam as 10 dicas do business loft para controlar a lista de tarefas, melhorar a produtividade e, esperamos, diminuir os níveis de stress e ansiedade pela certeza de um dia-a-dia mais organizado.

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controle a lista de tarefas antes que ela o controle a si. dica #10/10

Seja flexível.

Idealmente, deveríamos conseguir concluir as tarefas pela ordem em que as registamos. À medida que um dia decorre, é muito normal termos de abdicar desse plano inicial e incluir na lista uma série de outras tarefas que não estavam inicialmente previstas. Ser flexível relativamente à nossa lista de tarefas ajuda-nos a manter uma boa capacidade de resposta e, com o tempo, melhorar a percepção que temos relativamente aos itens que ainda estão por concluir. No entanto, devemos ter cuidado para não estarmos sempre a ignorar as tarefas previstas em detrimentos da novas que vão surgindo e, quando necessário, forçar a sua conclusão pois, de outro modo, nunca conseguiremos reduzir o tamanho da nossa lista. Uma dica útil é, antes de cada item, colocar a data da sua inclusão na lista, de modo a conseguirmos controlar há quanto tempo espera para ser concluído.

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controle a lista de tarefas antes que ela o controle a si. dica #09/10

Saiba quando. 

Escrever “comprar um quilo de batatas” tem um efeito completamente diferente de escrever “comprar um quilo de batatas - hoje”. No primeiro caso, estamos perante algo que teremos de fazer e, no segundo, temos uma acção associada a uma data de conslusão. Atribuir uma data concreta para o início e conclusão de uma tarefa ajuda-nos a projectá-la no tempo, assim como definir a sua urgência e importância. Para além disto, permite melhorar a gestão da nossa agenda diária/semanal/mensal, uma vez que passamos a ter a noção do que é necessário concluir em determinado dia. Tarefas delegadas devem ser sempre acompanhadas de data de início e data de conclusão, e o impacto das mesmas, relativamente ao que já está em curso, deve ser sempre avaliado e tido em consideração.

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controle a lista de tarefas antes que ela o controle a si. dica #08/10

Prioridade, urgência e importância.
Defina a prioridade em função da necessidade. Defina como itens urgentes os que têm datas de conclusão mais próximas. Adicione itens à lista se forem importantes, retire para uma lista separada todos os que não o sejam. Conte sempre com as urgências alheias, uma vez que estas implicam, geralmente, uma mudança nas suas prioridades. 

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controle a lista de tarefas antes que ela o controle a si. dica #07/10

Menos é mais.
Seja minimalista quando definir as tarefas que pretende concluir. Idealmente, um item deverá ser possível de concluir dentro do bloco de tempo que disponibilizamos para esse efeito. Tarefas complexas devem ser dividas em pequenos segmentos de tempo que possam ser concluídos consoante a disponibilidade.

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